1. Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 und dem klassischen Office-Paket?
Der größte Unterschied liegt in der Cloud-Nutzung und der ständigen Verbindung mit dem Internet. Während klassische Office-Versionen lokal installiert sind, arbeitet Microsoft 365 cloudbasiert. Dadurch werden Daten oft auf Servern von Microsoft gespeichert – was neue Fragen zum Datenschutz und zur Mitbestimmung im Unternehmen aufwirft. Zudem bietet Microsoft 365 regelmäßig automatische Updates, integrierte KI-Funktionen wie Microsoft Copilot und neue Möglichkeiten zur Zusammenarbeit über Teams, OneDrive & Co.
2. Welche datenschutzrechtlichen Herausforderungen gibt es bei Microsoft 365 im Unternehmen?
Microsoft 365 erhebt zahlreiche Nutzungs- und Telemetriedaten, beispielsweise über das Nutzerverhalten oder die Verwendung einzelner Funktionen. Diese Datenverarbeitung wirft Fragen zur personenbezogenen Überwachung und zum Schutz der Privatsphäre von Beschäftigten auf.
Besonders kritisch sind Funktionen wie Productivity Score oder Insights, die potenziell Rückschlüsse auf Arbeitsleistung einzelner Mitarbeiter zulassen. Deshalb sind klare Regelungen in einer Betriebsvereinbarung wichtig, um Datenschutz, Transparenz und Mitbestimmung zu gewährleisten.
3. Welche Mitbestimmungsrechte hat der Betriebsrat bei der Einführung von Microsoft 365?
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen – wie es bei Microsoft 365 der Fall ist.
Auch bei Fragen zu Datenschutz, Arbeitsorganisation, Arbeitszeit oder Leistungs- und Verhaltenskontrolle muss der Betriebsrat einbezogen werden. Eine Microsoft 365 Betriebsvereinbarung ist daher unverzichtbar und sollte Regelungen zu Datennutzung, Zugriffsrechten und Transparenz enthalten.
4. Welche Rolle spielt der IT-Ausschuss beim Thema Microsoft 365?
Der IT-Ausschuss eines Betriebsrats ist ein wichtiges Gremium, um technologische Themen wie Microsoft 365 professionell zu begleiten. Er analysiert Risiken, bereitet Verhandlungen mit dem Arbeitgeber vor und arbeitet ggf. mit externen Sachverständigen oder Datenschutzbeauftragten zusammen.
Ziel ist es, technische Möglichkeiten mit den Interessen der Beschäftigten in Einklang zu bringen – insbesondere bei Themen wie KI-gestützte Auswertungstools oder automatisierte Prozesse in Office-Anwendungen.
5. Welche Apps und Funktionen bietet Microsoft 365, die für den Betriebsrat besonders relevant sind?
Neben klassischen Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint bietet Microsoft 365 viele weitere Tools:
- Microsoft Teams für Kommunikation und Besprechungen
- OneDrive & SharePoint für Dateiverwaltung und Zusammenarbeit
- Planner und To Do für Aufgabenmanagement
- Outlook mit Kalender- und Mailintegration
Diese Anwendungen verändern Arbeitsprozesse stark – und erfordern, dass der Betriebsrat technologische Entwicklungen im Blick behält, insbesondere wenn sie Einfluss auf Transparenz, Überwachung oder Arbeitsdruck haben können.
6. Wie kann der Betriebsrat bei Microsoft 365 für Datenschutz sorgen?
Der Betriebsrat sollte gemeinsam mit dem Arbeitgeber und Datenschutzbeauftragten auf eine datenschutzkonforme Konfiguration von Microsoft 365 hinwirken. Dazu gehören z. B.:
- Deaktivieren oder Einschränken von Telemetrie- und Überwachungsfunktionen
- Regelung von Zugriffen auf personenbezogene Daten
- Kontrolle der Rollen- und Rechtevergabe
- Klarheit über Speicherung und Verarbeitung in Drittländern
Die beste Absicherung erfolgt durch eine schriftliche Betriebsvereinbarung mit klaren Vorgaben zur Nutzung und Kontrolle.
7. Welche Auswirkungen hat künstliche Intelligenz (KI) wie Microsoft Copilot auf die Arbeit mit Office 365?
Microsoft Copilot, basierend auf KI-Technologie wie ChatGPT, wird in Office 365 integriert und verändert die Arbeitsweise grundlegend: Er kann automatisch E-Mails verfassen, Besprechungen zusammenfassen, Dokumente analysieren oder Tabellen erstellen.
Das bietet Effizienzgewinne – birgt aber auch Risiken: etwa bei der Verfälschung von Inhalten, der Überwachung von Arbeitsprozessen oder der Automatisierung von Entscheidungen. Der Betriebsrat sollte hier aufmerksam begleiten und mitgestalten, wie diese Technologie im Betrieb eingeführt wird.
8. Welche Mitbestimmungsmöglichkeiten bestehen bei der Nutzung von KI in Microsoft 365?
Sobald KI-Funktionen wie Copilot Arbeitsverhalten beeinflussen oder mit Leistungsdaten verknüpft werden können, besteht ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Auch neue Arbeitsprozesse, die durch KI automatisiert oder verändert werden, fallen unter die Beteiligungspflicht.
Der Betriebsrat kann dabei z. B. mitbestimmen, welche KI-Tools aktiviert werden, wie ihre Ergebnisse verwendet werden dürfen und ob Mitarbeiter ein „Opt-out“ haben. Auch der Schulungsbedarf und mögliche Überforderungen müssen berücksichtigt werden.
9. Welche Rolle spielt Software allgemein für die Arbeit des Betriebsrats?
Softwarelösungen beeinflussen nicht nur die Arbeit der Beschäftigten, sondern auch die Rolle des Betriebsrats selbst. Von digitalen Abstimmungstools bis zu sicheren Kommunikationswegen – auch der Betriebsrat nutzt Software für Informationsaustausch, Dokumentation und Organisation.
Zugleich ist er Ansprechpartner für Beschäftigte, wenn neue Tools eingeführt werden. Deshalb ist es wichtig, dass Betriebsratsmitglieder digitale Kompetenzen aufbauen und neue Technologien wie Microsoft 365 verstehen und kritisch begleiten.
10. Warum braucht es eine Microsoft 365 Betriebsvereinbarung?
Eine Betriebsvereinbarung zu Microsoft 365 ist essenziell, um klare Regeln für den Datenschutz, die Mitbestimmung und die Nutzung der Software im Unternehmen zu schaffen. Sie definiert:
- Welche Daten erhoben werden
- Wer Zugriff auf welche Informationen hat
- Welche Funktionen aktiviert oder deaktiviert werden
- Welche Schutzmaßnahmen für Beschäftigte gelten
Ohne diese Vereinbarung besteht die Gefahr, dass Überwachung stattfindet oder Beschäftigte nicht ausreichend geschützt sind – gerade in Hinblick auf Cloud Computing, KI und Remote Work.
